洪门街道档案管理制度

为深入学习贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要指示精神和加强街道档案管理工作的规范和制度建设，提高档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关法律法规，结合街道实际，经研究决定，制定如下档案管理方案。

一、档案归档

（一）街道党政办工作人员专人负责档案的收集、分类、登记、归档工作。

（二）街道各部门在工作中形成的，具有保存价值的文件材料要注意保管，并定期进行分类整理，办理完毕的文件材料需及时移交党政办集中统一管理，任何个人不得据为己有。

（三）归档范围

1.反映街道主要职能活动和基本历史面貌的，对街道工作、地方经济社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

2.街道工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3.街道需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；各村（社区）、街道各部门、辖区有关单位报送的重要文件材料；

4.其他对街道工作具有保存和查考价值的文书材料、图片视频和实物档案。

具体包括但不限于以下类型：

上级下发的各类批复、表彰、人事任免等文件，区委、区政府印发的政策性文件；街道党工委、办事处印发的红头文件，党工委会议和党政联席会会议纪要和会议记录；街道城市化进程中开发建设形成的文书材料；组织人事管理档案和文件材料；街道资金、资产、资源管理相关文书材料；以及其他街道各部门具有保存和查考价值的文件材料等。

应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件批办单的，应与文件正本、定稿一并归档。

（四）不归档范围

1.上级机关的文件材料中，普发性不需街道办理的文件材料，任免、奖惩非街道工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；　

2.街道文件材料中无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4.各村（社区）、街道各部门的文件材料中，供参阅的简报、情况反映等文件材料。

二、档案保管

（一）街道档案统一保存于办事处三楼档案室。档案室需配有电脑、打印机等办公设备，采取防盗、防火、防虫、防潮、防鼠、防尘、防高温等安全措施。

（二）严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。所有档案材料必须存放档案室，不允许留存在部门及个人手上。非档案工作人员，未经同意，不得擅自进入档案室。

（三）档案室严禁吸烟，严禁存放易燃品以及与档案保管无关的物品。

（四）按照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐，编制档案资料存放标识。

（五）定期检查维护档案室设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持档案室清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。

（六）档案保管期限

文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。其中，永久保管的文书档案主要包括：

1.街道制定的法规政策性文件材料；

2.街道重要会议、重大活动形成的主要文件材料；

3.街道关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示等；

4.街道机构演变、人事任免等文件材料；

5.街道资产处置、房屋征收、土地征用过程中形成的重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

6.上级机关制发的属于街道主管业务的重要文件材料；

7.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

三、档案利用

（一）凡查（借）阅档案者，应如实填写《档案利用登记表》。

（二）本单位人员因工作需要查（借）阅档案按以下规定办理。

1.查（借）阅一般档案的，需经办公室负责人签字同意；

2.查（借）阅党工委会议和党政联席会会议记录等保密档案的，需经本单位档案工作分管领导批准，经签字同意后方可查（借）阅。涉密文件一般不外借。

（三）其他单位因工作需要查（借）阅档案，查（借）阅者须持单位介绍信，保密档案经本单位主要领导签字同意，一般档案经本单位分管领导签字同意后方可查（借）阅。

（四）档案利用一般于工作时间内在档案室进行。遇特殊情况需借出利用时，须经本单位主要领导签字同意。档案借阅时间不得超过5天，确需继续利用的，应当重新办理借阅手续。

（五）查（借）阅档案人员不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾画、作记号，不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为，违者将依法追究责任。档案室应安装视频监控设备。

（六）档案管理人员对归还档案进行卷数、页数等安全检查,发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用登记表》。

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